Checklist voor een goede website briefing

Die briefing legt het fundament voor een resultaat waarmee je je doelen behaalt. Hier zijn onze tips voor een complete website-briefing!

Nieuwe website nodig? Dan ben je nu vast bezig om je eisen en wensen onder elkaar te zetten. Heel goed, want dat schept helderheid. Zowel intern ('wat willen we nu eigenlijk?') als voor de bureaus die je uitnodigt om een voorstel uit te brengen, is het fijn om een zo compleet mogelijke briefing te krijgen. Dat voorkomt veel vragen en zorgt, zeker bij een pitch of aanbesteding, dat je appels met appels vergelijkt.

Voor een briefing of 'request for proposal' (RFP) voor een nieuwe website bestaat geen gouden standaard die je kunt invullen. Het niveau waarop eisen en wensen worden gesteld, verschilt per organisatie. Voor de één zijn de eisen bijvoorbeeld heel functioneel (“als contentbeheerder wil ik eenvoudig plaatjes kunnen vergroten en verkleinen zonder photoshop te hoeven gebruiken”). Voor de ander is technische compliance belangrijk (“We willen Umbraco 10 en de omgeving moet draaien op Microsoft Azure”), en weer een ander heeft geen voorkeur ('als het maar werkt').

Bij Alion bouwen we al tientallen jaren de beste websites. Vanuit die ervaring kunnen we je natuurlijk helpen aangeven waar je in je briefing sowieso aan kunt denken.

Hieronder tref je de belangrijkste onderwerpen waarover wij als bureau graag geïnformeerd worden bij het inschatten van de kosten voor een nieuwe website.

• Informatie over jouw organisatie, diensten, toekomstvisie en doelstellingen.
• Doelgroep(en) die je bedient en/of graag wil bereiken
• Welke rol je website speelt bij het behalen van de doelstellingen van je organisatie.

Beschrijf zo volledig mogelijk wat je verwacht van de ervaring die je website biedt aan bezoekers. Hieronder vallen bijvoorbeeld eisen ten aanzien van:

• Functionaliteiten
• Integraties met andere systemen die je gebruikt
• Vormgeving (bijv. ‘volgens huisstijl’)
• Content (bijv. 'er moet een uitleganimatie komen die ons werkproces toelicht')
• Performance (laadsnelheid, SEO-aspecten, etc)
• KPI's waarmee we kunnen vaststellen dat de website zijn (conversie)doelen behaalt.
• Het budget
• Planning (milestones, deadline)

Aan sommige eisen en wensen wordt niet altijd gedacht in het briefing-stadium. Voorkom verrassingen achteraf, en overweeg zo vroeg mogelijk of je eisen en wensen hebt ten aanzien van:

• De ervaring voor contentbeheerders (zij zijn ook belangrijke gebruikers van je site!)
• De beveiliging van data (bijv. rechten en rollen)
• De infrastructuur (specifieke hosting, platformen zoals bijv. Azure of Amazon)
• De gebruikte technieken, programmeertalen
• Het gevolgde werkproces en/of gewenste service levels (responstijden, beschikbaarheid)
• Certificeringen van het bureau (bijv. 'moet ISO-27001 gecertificeerd zijn')

Heb je bij bepaalde onderwerpen géén specifieke voorkeur, of wil je graag een advies? Dat is voor ons óók heel belangrijke informatie, dus geef het dan zeker aan in je briefing.

Noem iets alleen een eis als het écht een keiharde voorwaarde is. Behaal je je doelstelling niet zonder? Dan is het een harde eis. Maar als je de vraagstelling eerder zou formuleren als ‘het project moet zoveel mogelijk voldoen aan…’? Dan is het geen eis, maar een wens.

Het is belangrijk om je randvoorwaarden goed te overdenken, maar ook niet onnodig strikt op te stellen. Elke eis beperkt namelijk de oplossingsruimte en vergroot over het algemeen de kans op heel specifiek maatwerk, wat complexiteit en kosten zal verhogen. Een ‘kleine’ briefing is dus ook geen enkel probleem. Dan zullen wij een suggestie doen voor zaken die niet zijn gedefinieerd, op basis van best practices en onze ervaring.